POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Politique de confidentialité de CANFAR
Denière mise à jour: juillet 2006 CANFAR, la Fondation canadienne de recherche sur le sida, reconnaît l’importance de la protection et de la sécurité des renseignements personnels. Elle s’engage à protéger la sécurité de ces informations et se conforme ainsi à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui est la polique fédérale en matière de vie privée. CANFAR prend toutes les mesures nécessaires afin de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels. Pour quelle raison CANFAR recueille-t-elle des renseignements personnels? CANFAR recueille des renseignements personnels afin de personnaliser son service. En tant que donateur, il se peut que vous receviez, de temps à autres: - de l'information
- des lettres destinées aux donateurs
- des invitations à nos événements spéciaux
- des invitations à faire du bénévolat
Comment la Fondation utilise-t-elle ces renseignements personnels? De temps à autres, CANFAR peut utiliser vos noms, adresses, numéros de téléphone et adresses courriel pour sollicitation interne, échanges ou pour fournir nos listes d’envoi à des entreprises externes avec lesquelles nous avons des ententes/partenariats de confidentialité. Si vous ne désirez pas recevoir nos envois ou si vous désirez retirer votre nom de la liste partagée avec d’autres entreprises, veuillez cocher la case appropriée qui se trouve sur toutes les infolettres et sur notre site Internet. Vous pouvez nous faire part de votre décision en joignant Julie MacMillan au 1 800 563-CURE ou à l’adresse
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. Sporadiquement, CANFAR peut partager vos coordonnées avec des organisations similaires à la nôtre. Vos renseignements personnels ne seront pas divulgués sans votre consentement. Ces informations sont mises à jour régulièrement et les donateurs peuvent se retirer de cette liste à tout moment. Les grands donateurs peuvent être reconnus publiquement par CANFAR via notre infolettre, The Catalyst, sur notre site Internet, www.canfar.com, ou via d’autres véhicules médiatiques. Si vous préférez conserver l’anonymat, veuillez nous en faire part au moment de votre don ou promesse de don, en cochant la case appropriée. Vous pouvez aussi nous contacter directement pour nous informer de votre décision. Qui aura accès à mes renseignements personnels? Nous contrôlons l’accès à vos renseignements personnels de façon stricte et systématique. L’accès à vos coordonnées ne sera accordé que de la façon décrite dans ce document. Est-ce que CANFAR peut révéler mes renseignements personnels à d’autres personnes? Vos renseignements personnels ne seront pas dévoilés pour d’autres raisons que celles ayant justifié leur collecte, à moins que vous y consentiez ou si la loi l’oblige. CANFAR ne révélera jamais de l’information permettant d’identifier un donateur à moins d’avis contraire de sa part. Comment la Fondation assure-t-elle la sécurité des renseignements personnels recueillis sur son site Internet (www.CANFAR.com)? Sur son site Internet, CANFAR ne recueille des renseignements personnels que pour l’abonnement à son infolettre ou, encore, si l’usager choisit de remplir la section «Je veux en savoir plus». Ces renseignements sont recueillis et compilés grâce à un portail sécuritaire. Pour ses dons en ligne, CANFAR recueille les coordonnées et les informations bancaires des donateurs via le portail sécuritaire d’une entreprise indépendante, Artez. Qu’en est-il des liens vers d’autres sites Internet? Il est possible que notre portail contienne des liens vers des sites extérieurs. En naviguant sur un autre site, d’autres règles de confidentialité et de sécurité s’appliquent. Les politiques énoncées dans le présent document ne concernent que le site Internet de CANFAR. Pour mettre vos renseignements personnels à jour: Vous pouvez mettre vos coordonnées à jour en joignant Sherrie James au 1 800 563-CURE (2873) ou par courriel à l’adresse
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. Changements à cette politique de confidentialité: Tout changement apporté à la politique de confidentialité de CANFAR sera affiché sur le site www.canfar.com À qui s’adresse cette politique? Cette politique de confidentialité concerne tous les renseignements personnels des donateurs, des donateurs potentiels, des candidats à l’aide financière et aux bénévoles de CANFAR. Ces renseignements sont contrôlés par CANFAR et ce, peu importe la manière dont les informations ont été transmises. Cette politique s’applique aussi à tous les membres du personnel et individus associés à CANFAR (étudiants, bénévoles, membres du conseil d’administration et tout associé autorisé). Cette politique respecte-t-elle les normes de l’industrie? Nous avons pris toutes les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels. La politique de confidentialité de CANFAR vient compléter nos pratiques de protection des renseignements personnels déjà existantes et s’harmonise avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques qui, depuis le 1er janvier 2004, s’applique à tout le secteur caritatif. Cette politique est affichée sur notre site Internet au www.CANFAR.com. De temps à autre, les donateurs peuvent recevoir des lettres, des courriels ou des appels téléphoniques pour les tenir au courant des dernières activités de CANFAR, ses bourses et programmes de sensibilisation, événements à venir et promotions. À l’occasion, il se peut que nous échangions nos listes d’envoi avec des organisations caritatives semblables à la nôtre. Si vous souhaitez ne pas être contacté, si vous préférez une méthode de communication particulière (telle que le téléphone ou le courriel) ou si vous désirez être retiré de notre liste d’envoi, veuillez contacter Sherrie James au 1 800 563-CURE (2873), poste 28 ou par courriel à l’adresse
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. La politique de confidentialité de CANFAR s’inspire des dix principes rédigés par PIPEDA: 1. Responsabilité - Le directeur exécutif doit veiller à ce CANFAR se conforme à sa politique de confidentialité. Il représente l’autorité en matière d’information et de sécurité. Tous les employés et bénévoles doivent veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés en tout temps et ce, selon les termes de la politique de confidentialité.
2. Transparence
- CANFAR recueille des renseignements personnels pour les raisons suivantes: recevoir des dons, tenir les donateurs au courant de ses activités et événements, évaluer les demandes de financement et administrer les bourses, échanger les listes d’envoi avec des organisations caritatives semblables.
- Les individus qui recueillent des renseignements personnels au nom de CANFAR doivent connaître la raison pour laquelle ces informations sont recueillies. Si ces renseignements doivent servir pour une autre raison que celle indiquée au moment de leur collecte, CANFAR doit informer l’individu concerné avant d’utiliser ses informations. CANFAR doit aussi lui offrir l’option de refuser cette utilisation.
3. Consentement - Il est nécessaire d’obtenir le consentement des individus pour recueillir, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels.
- CANFAR doit faire des efforts raisonnables pour s’assurer que les individus sont avertis oralement ou par écrit des raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, divulgués et/ou utilisés.
- CANFAR tentera d’obtenir l’autorisation pour utiliser et divulguer les renseignements au moment de leur collecte. CANFAR peut toutefois obtenir l’autorisation d’utiliser et/ou de dévoiler ces renseigmenets après leur recueillement, avant leur utilisation.
- En général, un don à CANFAR constitue une autorisation implicite pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels pour toutes les raisons indiquées.
- Un donateur peut retirer son consentement en tout temps en contactant CANFAR.
4. Limitation
- La collecte de renseignements personnels devrait être limitée à ce qui est nécessaire, pour les besoins indentifiés par CANFAR.
- CANFAR recueillera ses renseignements grâce à des méthodes justes et légales.
5. Limites d’utilisation, de divulgation et de rétention
- CANFAR n’utilisera pas les renseignements personnels pour d’autres raisons que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’obtenir le consentement des individus concernés.
- Seuls les employés ou les associés autorisés de CANFAR auront accès aux renseignements personnels des donateurs.
6. Précision
- Les renseignements personnels seront précis, complets, à jour et utilisés pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis.
- CANFAR mettra les renseignements de ses donateurs à jour lorsque nécessaire: pour remplir des tâches précises ou lorsque informé de changements par les individus concernés.
7. Protection
- CANFAR s’assurera que tous les renseignements personnels soient protégés par des systèmes de sécurité adaptés au niveau de confidentialité des informations.
- Afin de protéger les renseignements personnels partagés avec d’autres entreprises, CANFAR doit prendre des mesures contractuelles garantissant la confidentialité des informations et limitant les raisons pour lesquelles elles seront utilisées.
- Tous les employés ou associés de CANFAR ayant accès aux renseignements personnels doivent signer une entente de confidentialité et recevoir une formation sur la manipulation de ces informations.
8. Disponibilité - Les pratiques et politiques de confidentialité de CANFAR doivent être mises à la disposition des individus dans plusieurs formats.
9. Accès - Tous les donateurs de CANFAR doivent pouvoir accéder à leurs renseignements personnels sur demande. Les individus ont le droit de vérifier les renseignements contenus dans leur dossier afin d’y apporter des corrections, si nécessaires.
10. Résolution de conflits
- CANFAR doit se doter de mécanismes et d’instances permettant aux individus de porter plainte contre la gestion des renseignements personnels faite par CANFAR. CANFAR est dans l’obligation d’informer les donateurs de l’existence de tels recours.
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